La mejora continua de procesos, reconocida por los X Premios SEFH-CSL Vifor

La estandarización y transparencia en la evaluación de proveedores y la seguridad y eficacia en la reposición de estupefacientes fueron reconocidos en los “X Premios SEFH-CSL Vifor de calidad de los servicios de farmacia y seguridad en el uso de los medicamentos” en el marco del último congreso de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria.

El trabajo “Implantación de un sistema de gestión de evaluación de proveedores y especialidades basado en criterios de estandarización y transparencia” fue galardonado con el primer premio.

Una de sus autoras, la doctora Marisol Samartín Ucha, coordinadora de Calidad del Servicio de Farmacia del Complejo Hospitalario Universitario de Vigo, señala que este proyecto buscaba “evaluar de forma objetiva y trasparente a los proveedores externos más importantes del Servicio de Farmacia Hospitalaria: los laboratorios farmacéuticos”. Para ello, explica, “hemos establecido unos criterios de evaluación e incidencias consensuadas que han sido comunicados a los proveedores.  Éstas incidencia fueron registradas en el programa informático del Servicio de Farmacia por el personal administrativo y la farmacéutica responsable de gestión”.

Tal y como recuerda la doctora Samartín, “mensualmente, se exportan y analizan los resultados obtenidos. Cada seis meses se realiza una evaluación global por laboratorio farmacéutico de todo ello, incorporando una ponderación en función de la gravedad de las incidencias. Posteriormente les comunicamos los resultados con sugerencias de mejora”.

“Este proceso -argumenta la experta- nos permite conocer problemas del proceso de gestión y logística de medicamentos para analizarlos e intentar mejorarlos con el objetivo de conseguir una gestión de los medicamentos en el hospital mucho más eficiente. Además, nos permite obtener información objetiva que nos ayuda a la toma de decisiones en la selección de especialidades farmacéuticas”.

Que este proyecto, implantado en el hospital desde 2023, que es exportable y escalable a otros hospitales de la región “de forma inmediata”, haya sido galardonado con este premio tiene un especial valor para el equipo de Farmacia hospitalaria, ya que supone “un reconocimiento nacional avalado por la SEFH” a una iniciativa en la que han trabajado junto a informáticos, personal administrativo y el técnico de calidad e innovación del hospital.

Seguridad en la dispensación de estupefacientes

El segundo premio ha sido para el estudio “Aplicación de un análisis modal de fallos y efectos para mejorar la seguridad y eficiencia de la reposición de estupefacientes en sistemas automatizados de dispensación”.

Mónica Climente, jefa de Servicio de Farmacia Hospitalaria del Hospital Universitario Dr. Peset de Valencia, apunta que los estupefacientes son uno de los medicamentos que más se utilizan, unos 20.000 al año en su hospital. Además, “son medicamentos considerados de alto riesgo por el riesgo implícito de error de medicación y también por las consecuencias que para los pacientes pueden tener estos errores”. Así, afirma: “es especialmente importante que establezcamos circuitos logísticos robustos y seguros para prevenir estos errores y que a la vez mejoren la eficiencia del proceso de dispensación”.

La doctora Climente recuerda que en su Servicio de Farmacia iniciaron hace 8 años un proceso para avanzar hacia circuitos logísticos integrados e informatizados. Desde entonces, “incorporar en estos circuitos integrados e informatizados a los estupefacientes para evitar los procesos manuales, los errores y mejorar la eficiencia de los procesos ha sido para nosotros una prioridad”, asegura.

Lo que han hecho en este trabajo, explica la experta, es aplicar la metodología de análisis de los procesos AMFE: “Una metodología que, de forma proactiva, nos permite analizar las debilidades de un proceso complejo. Identificar cuáles son los puntos críticos que tienen más riesgo de error y poder incorporar acciones para evitar y prevenir estos errores y, por lo tanto, sus consecuencias”.

Mediante esta comparación del proceso manual tradicional con el proceso integrado e informatizado, han comprobado “la disminución en un 42% de los modos de fallo y, por lo tanto, las oportunidades de error; además de simplificar el proceso, reduciendo las fases o los diferentes subprocesos que implica el proceso de la reposición de los estupefacientes en los sistemas automatizados de dispensación”.

“Hemos comprobado que se han reducido hasta en un 56% los errores de reposición y también casi un 30% los tiempos que destinan los usuarios a este proceso de reposición de estupefacientes en los armarios automatizados de dispensación de las diferentes unidades de hospitalización”, concluye la doctora Climente.