"Hay cosas de los congresos virtuales que han venido para quedarse"

Lejos del ajetreo que vive el comité organizador de un congreso, con continuos viajes de aquí para allá por los pasillos de un centro de eventos cualquiera, la experiencia de Edurne Fernández de Gamarra al frente del 65 Congreso de la Sociedad Española de Farmacia Hospitalaria (SEFH) está siendo distinta pero igual de intensa. “Somos cuatro personas encerradas en una habitación de hotel pero no paramos”, afirma.

A pesar de celebrarse en un formato virtual, el calor de los compañeros se siente cerca, gracias a que las actividades paralelas no han parado. Prueba de ello es la carrera virtual ‘Sumando kilómetros SEFH’, en que cada congresista puede aportar por su cuenta sus kilómetros de running. El objetivo era llegar a los 1.100 entre todos y ya les queda menos de un centenar para lograrlo.

¿Qué fue lo primero en que pensó cuando se planteó la posibilidad de hacer el congreso SEFH de forma virtual?

Era un reto pero realmente era la única posibilidad, era una apuesta que teníamos que hacer. La otra alternativa era que no hubiera congreso, y eso en ningún momento nos pareció que fuera la solución. Vimos que teníamos que apostar por esta opción y encontrar la manera de hacerlo posible.

También era un momento en el que veíamos que mucha gente estaba apostando por este modelo a otra escala, apostando por sesiones formativas, webinar… Nos dijimos: también será posible hacer este congreso.

Los congresos virtuales, ¿han venido para quedarse?

Hay cosas que han venido para quedarse. Posiblemente, los congresos –cuando sea posible– volverán a tener una parte presencial, porque también es importante. Pero hay aspectos que sí que han venido para quedarse. Hemos visto estos días cómo más de mil personas se conectan a la vez desde sus puestos de trabajo, encontrando las franjas horarias compatibles con su actividad laboral. Así que imagino que, aunque los congresos sean presenciales, tendrán que tener un formato dual que permita la participación de los que no pueden viajar, de los que tienen que quedarse trabajando…

En los ‘encuentros con expertos’, hemos visto que había más de 600 personas conectadas, más de lo que conseguiríamos con un formato presencial. Supongo que habrá que apostar por algo mixto, presencial pero que también permita la participación de los que están en otros sitios geográficos.

¿Cómo está siendo la participación del congresista?

Sobre todo vemos bastante actividad en redes sociales. La participación de los asistentes viene muy marcada por el tiempo, estamos siendo muy estrictos con el control del tiempo, porque tiene que ser así y que, al tener este formato virtual, hay que asegurar que el canal de emisión queda libre para la siguiente charla.

Todas las sesiones tienen la opción de escribir preguntas que, aunque no queden contestadas en directo, se pueden responder a posteriori. No sé si hay más actividad o menos que en un formato presencial, pero ya estamos acostumbrados a comunicarnos en un formato digital.

¿Es menos atractivo un congreso virtual para patrocinadores e industria?

Es algo que no sabíamos, teníamos claro qué es lo que busca un patrocinador en un congreso presencial pero era la primera vez que lo hacíamos virtual, así que era algo desconocido. Lo que hemos hecho ha sido proponer unos elementos de patrocinio que han tenido respuesta. Esto era un ejercicio más que había que hacer: adaptar los elementos de patrocinio al formato virtual, y estamos contentos con la respuesta.

Que sea más o menos atractivo lo tendrán que decidir ellos, pero lo que estaba en nuestras manos era adaptar estos elementos patrocinables, y hemos encontrado la fórmula. Era la primera vez, así que, si lo seguimos haciendo, probablemente también irá evolucionando.

No solo se trastocó el modelo presencial del congreso sino que el programa científico se vio alterado por la urgencia de la pandemia del Covid-19. ¿Han quedado fuera muchos contenidos previstos anteriormente?

Lo pudimos integrar bastante bien. Muchas de las sesiones que teníamos programadas vimos que tenían cabida y que los temas Covid también se podían tratar con el enfoque que teníamos pensado. Es algo que nos ha tocado integrar en nuestro día a día y al final ha sido relativamente fácil encajarlo en el programa que teníamos.

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"Muchos de los problemas que se pueden dar en un congreso presencial también se trasladan al virtual"

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Muy importante ha sido la participación de los grupos de trabajo. Nos hicieron sus propuestas de talleres en abril y mayo, y muchos de ellos integraron temas relacionados con la pandemia. Al final ha sido algo bastante natural, sí que tuvimos que modificar alguna sesión porque veíamos necesario abordar determinados temas, pero ha sido fácil en ese sentido.

En el congreso han querido mantener las actividades extra-formativas, como la tradicional carrera. ¿Qué suponen estas actividades para un evento como el congreso de la SEFH y por qué es importante mantenerlas?

En los congresos de la SEFH siempre ha habido elementos no científicos, buscando ese punto social y de encuentro entre los congresistas, y era algo que nos daba mucha pena no poder tener, la carrera se había mantenido en los últimos congresos.

Vimos que se podía hacer de forma virtual y era un punto de conexión que queríamos mantener. Se empezó a activar el fin de semana pasado y estamos contentos. Hubo más actividad el fin de semana pero estos días se está moviendo la cosa. Es algo simbólico pero es algo bonito, tener esa actividad paralela que nos saca de la pantalla, de la ciencia y el conocimiento y nos acerca entre nosotros.

Se echan en falta las interacciones entre congresistas.

Con la plataforma 3D que se ha creado es posible, pero es cierto que queda poco tiempo para hacerlo. Encuentro bastantes símiles con un congreso presencial, en que no te da tiempo a saludar a todo aquel que ves porque, si no, no llegas a la siguiente charla.

Muchos de los problemas que se pueden dar en un congreso presencial también se trasladan al virtual, así que al final es otra forma de hacerlo pero con elementos comunes.

Olga Delgado dijo en la inauguración que había una cuenta pendiente con Barcelona. ¿Cómo se cerrará esa cuenta pendiente?

Los antes que se pueda. No sabemos si en 2021 se podrán hacer congresos presenciales. El compromiso de la junta es que sea lo antes posible. La cifra que se baraja es 2022, pero no lo puedo decir con ninguna seguridad porque ninguno sabemos qué va a pasar en estas Navidades o en enero.

En el 2021 ya hay otra sede prevista y se respetará, e imagino que el próximo presencial que se pueda hacer se intentará que se haga aquí.