¿Disponen los directivos sanitarios de tiempo para pensar?

Es frecuente en conversaciones con los directivos sanitarios terminar hablando del tiempo. No del tiempo atmosférico sino de la necesidad de tiempo para la concentración, para tener la capacidad de dar respuesta rápida a las cuestiones que se les plantean, los informes que se les piden y, sobre todo, para tomar las decisiones que su cargo implica. Tiempo del que no disponen instalados como están en un ambiente de constante interrupción, donde el necesario respeto para los momentos de reflexión brilla por su ausencia.

Este no es un tema frívolo ni superficial porque se supone que tenemos unos cargos directivos que han de tomar decisiones serenas sobre temas relevantes y sin embargo apenas tienen tiempo para pensar en ellos. El discurrir laboral de un directivo sanitario se produce en un contexto sobrecargado de exigencias y apremios, con una agenda plagada de tareas urgentes que obligan a posponer sistemáticamente los asuntos importantes.

Lo peor de todo es que no disponen de margen para cambiar esa dinámica porque les viene dada por factores que están determinados por cómo están concebidas nuestras organizaciones sanitarias y el propio sistema de salud.

En efecto, en su funcionamiento no se respeta (yo diría que ni siquiera se plantea) la necesidad de los cuadros directivos de disponer de tiempo libre para poner orden a sus prioridades y profundizar en su trabajo. Y sin embargo resulta crítico que las personas con responsabilidad en la gestión sanitaria dispongan del tiempo necesario para reflexionar sobre los retos complejos que tienen por delante.

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"Resulta crítico que las personas con responsabilidad en la gestión sanitaria dispongan del tiempo necesario para reflexionar sobre los retos que tienen delante"

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Hace ya unos cuantos años en un artículo publicado en British Medical Journal (BMJ) entre otras cuestiones se planteaba este tema y sostenía que, si bien una sola decisión de un clínico puede salvar una vida, una sola decisión de un directivo sanitario puede salvar muchas vidas.

Como he mencionado las causas de esta inquietante situación son múltiples y en la mayor parte de las ocasiones (no en todas) no está en la mano del directivo modificar el estado de la cuestión lo cual debería llevar a plantearnos si el modelo de gestión que tenemos establecido es realmente válido.

No me voy a detener en multitud de actitudes y situaciones que roban tiempo o energía para gestionar adecuadamente y que afectan a cualquier directivo como son whatsapp, e-mail, hacer más de una cosa al tiempo, tratar de controlarlo todo, no establecer prioridades, seleccionar demasiadas tareas, dificultad para decir “no”, etc.

Las dificultades que más específicamente afectan a los directivos sanitarios para disponer del tiempo pueden articularse en torno a dos grupos: las que no son achacables a él y aquellas en las cuales tiene cierta responsabilidad.

Entre las primeras podemos encontrar las interrupciones que afectan a todo el mundo y consumen tiempo y concentración. El tiempo perdido en interrupciones en el día a día de un directivo sanitario es ingente. Nadie respeta su tiempo porque existe la consideración generalizada de que debe estar siempre disponible para los demás.

Reciben constantes llamadas (tanto si están en el despacho como si andan por el hospital o en cualquier otro sitio), aparece cualquiera a plantear cualquier cosa, se les requiere para asuntos impropios de su competencia, etc. Así no hay manera que nadie consiga la mínima concentración que se necesita para pensar. Pero generalmente es raro el directivo que ponga límites a estas exigencias y no adapte su trabajo a estar permanentemente interrumpido.

Burocracia, caprichos y aparentar

Otra cuestión nada desdeñable es la burocracia que la mayor parte es superflua y tan solo sirve para justificar lo que han hecho y sin embargo consume buena parte de la agenda con trámites administrativos perversos, que roban un tiempo precioso para pensar en lo importante.

Pero en este grupo quizá la más importante (por el tiempo que consumen) sea las demandas caprichosas. La cultura jerárquica en la administración es cruel. Más aún cuando como directivos son cargos de confianza, cuya continuidad parece depender de tener contentos a sus jefes. Ocurre con demasiada frecuencia que dichos jefes no tienen ningún inconveniente en alterarles la agenda con cualquier tema de menor importancia.

Otra dificultad es la imagen: un directivo sanitario cuando piensa parece que no está trabajando. Si a un directivo sanitario se le ocurriera encerrarse en su despacho en modo “solo-pensar”, eso sería interpretado como que no está haciendo nada. Esta es la visión que, cuando alguno lo intenta, se empeñan en transmitir algunos entre los que se incluyen ciertos políticos cortos de miras, un no despreciable número de sindicalistas, y algún que otro profesional “quemado”.

Finalmente, otro aspecto a considerar en este apartado es la imposibilidad de contemplar el teletrabajo por la sencilla razón de la dedicación full time del directivo sanitario. No se trata que pueda quedarse en casa, o en un sitio distinto a su despacho habitual, para trabajar en un entorno aislado, sin interrupciones, que facilite la concentración. No, no se trata de eso, esté donde esté, lo que ocurre es que todo su tiempo es ocupado por la accesibilidad que proporcionan teléfonos móviles, ordenadores personales, tablets, … dedicada a su trabajo ordinario y a resolver marrones.

Sobrecarga planificada

En el grupo de aquellas dificultades que está en la mano del directivo hacer algo o bien que le son directamente achacables destacaría la sobrecarga planificada. Las agendas de los directivos sanitarios no tienen holguras, no pueden contemplar la posibilidad de reservarse días o sesiones para pensar. Lo que habitualmente se hace es rellenar toda la semana con compromisos, desde reuniones hasta actividades de representación.

En efecto las actividades de representación son también grandes consumidoras indiscriminadas de tiempo y la agenda de los directivos sanitarios en ocasiones tiene también una fuerte carga de compromisos de este tipo.

El problema no radica en que sea así, sino en la nula gestión de prioridades. Los costes de oportunidad de estar por estar en todos los sitios, son elevadísimos. Y no me consta que tengamos forma de medir esto.

Por supuesto, las reuniones

Las reuniones son el típico ladrón de tiempo de cualquier directivo y los directivos sanitarios no escapan a ello. La cantidad de reuniones ineficaces que mantienen los directivos sanitarios desborda la lógica de la buena gestión.

Hoy en día que existe un consenso generalizado en el management de reducir y casi eliminar reuniones más que nunca, pero si vemos las agendas de los directivos sanitarios observamos un manifiesto overbooking.

Por otro lado, y esto es más grave, la necesidad de su presencia o participación en algunas de ellas no queda justificada. 

Cultura jerárquica

Finalmente, cabría señalar la cultura un tanto imperante del que piensen y decidan los de arriba. La misma cultura jerárquica que legitima colonizar agendas de otros, también sirve en ocasiones para justificarse echando balones fuera.

Parece como si se hubiera instalado la percepción de que pensar y decidir es sólo una cuestión de los de más arriba, porque es ahí donde realmente se toman las decisiones y de esa manera se acaban mis obligaciones y mis preocupaciones.

Ello justifica en muchas ocasiones la tendencia a la procrastinación (del latin procrastinatum o dejar para mañana). Craso error que suele tener consecuencias desdichadas.

En fin, esto habría que resolverlo de alguna manera. Es necesario cambiar el modelo de directivo atrapado en un bucle en que no existe el tiempo. Ejemplos tenemos y al igual que algunas empresas están prohibiendo o restringiendo los teléfonos de trabajo fuera de horario laboral y los correos electrónicos en vacaciones, e incluso limitando las reuniones, nuestras administraciones tienen la obligación de articular los mecanismos que permitan a los directivos sanitarios disponer de uno de sus más valiosos recursos: tiempo.

No nos podemos permitir el lujo de tener directivos sanitarios que apenas disponen de tiempo para pensar, porque precisamente es ahí donde más se necesita y donde más factible debería ser.

Y menos aún, como ocurre en ocasiones, subcontratar a consultores externos para delegar esa función que debería ser inherente al puesto público. No debemos bajo ningún concepto caer en la tentación de subcontratar la inteligencia.

No es entendible hoy en día que los directivos sanitarios tengan que asumir enormes responsabilidades y no se les dé tiempo para pensar, reflexionar con serenidad y poder tomar las mejores decisiones posibles.

Porque en definitiva esa toma de decisiones es muy importante para las personas y se deben tomar en entornos como el sanitario con alto grado de incertidumbre (más de la que nos imaginamos) que incrementa su dificultad.

Nota: Los comentarios que aquí se recogen son del autor y no reflejan la opinión de SEDISA ni de cualquier otra organización en que trabaje o haya representado